Effective Business Communication: l’utilizzo della comunicazione assertiva in agenzia

Come comunicare in maniera efficace, chiara e trasparente, con il fine di raggiungere gli obiettivi in modo tempestivo e coerente rispetto alla consegna facendo risaltare il valore del lavoro svolto.

L’intero team di NOOO Agency si è immerso nel mondo dell’ Effective Business Communication, attraverso un percorso formativo di 4 ore con un consulente esterno.


Comunicare il valore in forma scritta

Al fine di trasmettere il valore del nostro lavoro con professionalità e autorevolezza, mantenendo allo stesso tempo un approccio chiaro, siamo entrati nel vivo della comunicazione assertiva ed efficace applicata alle comunicazioni professionali, con un focus specifico sulla comunicazione scritta.

Esistono tecniche e strategie di effective business writing che possono essere utilizzate affinché si realizzi una comunicazione efficace.

Innanzitutto bisogna riuscire a creare una relazione con il proprio interlocutore, stabilendo un linguaggio comune attraverso l’ascolto attivo dell’altro e dimostrando allo stesso tempo empatia e leadership. In questo modo il destinatario si sentirà più considerato, perché si sta tenendo conto delle sue esigenze.

Dopodiché è necessario porsi delle domande: qual è il mio obiettivo comunicativo? Quale risposta comportamentale desidero ottenere? Attraverso quali parole? Tali interrogativi rappresentano il punto di partenza per nuovi ragionamenti, volti a far emergere il valore della comunicazione per il cliente, la motivazione per cui dovrebbe ascoltarci e quali valori dell’agenzia si trasferiscono con il messaggio. Quest’ultimo punto risulta particolarmente rilevante nell’ottica di trasmettere autorevolezza e professionalità, portando inoltre alla consapevolezza che tutte le comunicazioni che avvengono con i nostri clienti possono modificare la percezione che questi hanno dell’agenzia, sia in maniera positiva che negativa. Avendone coscienza, dobbiamo modulare la comunicazione così da diffondere il reale valore del lavoro, contribuendo ad alimentare un’immagine positiva di sé e dell’agenzia che stiamo rappresentando.

 

Altro espediente utile nelle comunicazioni scritte è quello di evidenziare il lato positivo e i vantaggi di una determinata attività e non focalizzarsi sull’eventuale danno. Questo significa concentrarsi sull’opportunità e non sulla possibile perdita: frasi come “se risponderai dopo il primo ottobre perderai la possibilità di…” oppure “rispondi entro il primo ottobre per avere la possibilità di…” hanno un effetto completamente diverso nella mente del destinatario della comunicazione.

Creare la giusta struttura del messaggio rendendolo il più possibile chiaro anche visivamente, aiuta il lettore a comprenderlo meglio e a far sì che focalizzi l’attenzione sui punti più rilevanti che si vogliono evidenziare. Ecco allora che accorrono in nostro aiuto elenchi puntati, spaziature, frasi brevi e dritte al punto.

Curare tutte le comunicazioni facendo attenzione anche ai più piccoli dettagli può evitare l’insorgere di incomprensioni o di uno scambio assiduo di mail per “comprendersi meglio”, che porta inevitabilmente via tempo utile al lavoro. Non solo, utilizzando le strategie di comunicazione assertiva e non violenta, è possibile trasmettere con più precisione e successo il potenziale del nostro lavoro e creare relazioni serene, distese e costruttive con i clienti.

15 Ottobre 2021